La costituzione online delle startup innovative: suggerimenti pratici

La procedura di costituzione oggi

La procedura di costituzione online delle startup innovative ha subito alcune variazioni a causa della nota emergenza sanitaria in corso.

Più precisamente le Camere di Commercio hanno rimodulato i propri servizi di assistenza qualificata alle imprese, sospendendo, nella maggior parte dei casi, tutti gli incontri in presenza presso le proprie sedi, nell’ambito dei quali, i funzionari delle Camere assistevano le startup nella sottoscrizione digitale degli atti e documenti necessari e provvedevano a tutti i successivi adempimenti amministrativi (registrazione, distinta FEDRA ecc.)

A causa della necessità di rispettare le norme sul distanziamento sociale, le Camere di Commercio hanno, quindi, sospeso le riunioni fisiche, ma continuano ad offrire assistenza, fondamentalmente con riferimento all’esecuzione di un primo controllo congiunto della documentazione predisposta dai soci fondatori nell’ottica di fornire utili suggerimenti.

La costituzione vera e propria, tuttavia, non potrà che essere effettuata con la procedura prevista dall’art. 24 CAD che, sostanzialmente, comporta:

• la sottoscrizione con firma digitale dell’atto costitutivo e dello statuto da parte dei soci fondatori e relativa apposizione delle marche temporali;
• la registrazione presso l’Agenzia delle Entrate dell’atto costitutivo e dello statuto a cura dei soci fondatori;
• la compilazione della distinta FEDRA e l’invio della pratica di Comunicazione Unica al Registro delle Imprese.

Quali sono le principali criticità della procedura?

La procedura ex art. 24 CAD implica, come accennato, che tutti gli adempimenti previsti dalla normativa siano eseguiti dai soci fondatori.

Trattandosi di numerosi adempimenti di natura tecnica è altamente consigliabile avvalersi dell’assistenza di un professionista che abbia già portato a termine con successo la procedura.

In primo luogo, è essenziale verificare che lo statuto soddisfi i requisiti di cui all’art. 25 comma 1 lett. f) del D.L. 179/2012 e, quindi, l’oggetto sociale esclusivo o prevalente riguardi lo sviluppo, produzione e commercializzazione di prodotti o servizi innovativi ad alto valore tecnologico.

Al riguardo, il Ministero ha più volte chiarito (ad es, si veda la nota n. 141363 del 20/05/2016) che non spetta alla Camera di Commercio la valutazione nel merito delle dichiarazioni della costituenda startup innovativa, ma semplicemente la verifica formale della documentazione depositata. Pertanto, il controllo della Camera di Commercio si dovrà limitare alla verifica che l’oggetto sociale abbia effettivamente ad oggetto lo sviluppo, produzione e commercializzazione di prodotti o servizi innovativi ad alto valore tecnologico. Il professionista che assisterà i soci fondatori saprà consigliare i giusti accorgimenti per la miglior redazione dell’oggetto sociale.

Potrà, in ogni caso, essere consigliabile una interlocuzione preventiva con la Camera di Commercio competente, onde arrivare ad una migliore formulazione dell’oggetto sociale. Molto spesso, infatti, alcune obiezioni riguardano la redazione stessa dell’oggetto sociale. Per esempio, non è stata considerata iscrivibile in sezione speciale una startup con oggetto sociale concernente la mera commercializzazione di prodotti (ancorché innovativi, come stampanti 3D) tramite un e-commerce, in quanto i prodotti erano sviluppati e prodotti da terzi cfr. Nota Unioncamere e MISE.

Altra sezione in cui è vitale prestare particolare attenzione è quella concernente la descrizione dell’attività dell’impresa (si tratta di una sezione che apparirà in visura e su cui viene effettuato un penetrante controllo delle Camere di Commercio).

Sostanzialmente, dovrà essere descritta concretamente l’attività economica, esclusiva o prevalente, innovativa ad alto contenuto tecnologico avviata presso la sede legale dalla società startup innovativa
contestualmente alla costituzione, con specificazione dei servizi/prodotti offerti la cui commercializzazione genererà per essa il maggior volume d’affari.

Al riguardo, il MISE con nota 160415 del 16 maggio 2018 ha chiarito che potrà inizialmente denunciarsi anche la sola fase di sviluppo, potendo questa assorbire la maggior parte del periodo di iscrizione in sezione speciale.

Ciò premesso, occorre prestare attenzione anche ad una serie di aspetti, per così dire, tecnici.

Per fare un esempio, l’atto costitutivo e lo statuto dovrà essere inviato al registro imprese in formato .M7M. Si tratta di un formato che contiene sia l’evidenza della marca temporale che il file stesso sottoposto a procedura di marcatura. Non tutti i software, tuttavia, sono in grado di gestire correttamente il formato .M7M. Anche in questo caso, il professionista che assisterà la startup sarà in grado di fornire tutte le informazioni utili e gli strumenti utilizzabili allo scopo.

Inoltre, è fondamentale che sia apposta una marca temporale per ogni sottoscrizione, in modo da consentire il rispetto del requisito temporale (tutti i sottoscrittori dovranno apporre la propria firma digitale entro dieci giorni dalla prima) ed una marca ulteriore su atto e statuto firmati. Per cui i soci fondatori dovranno munirsi di un adeguato numero di marche temporali.

Non appena l’atto costitutivo e lo statuto saranno stati registrati all’Agenzia delle Entrate, occorrerà procedere con la compilazione della distinta FEDRA e il successivo invio della pratica di comunicazione UNICA al registro delle imprese.

Per quanto attiene all’Agenzia delle Entrate, è importante evidenziare che le tempistiche di registrazione degli atti potrebbero variare a seconda dell’ufficio territoriale prescelto.

In questa fase è fondamentale che la pratica FEDRA contenga tutte le informazioni necessarie ai fini della costituzione, con particolare riferimento alla corretta compilazione di tutti i campi proposti dal software utilizzato e che i documenti allegati siano in formato PDF/A (vale a dire il formato standard per l’archiviazione dei documenti digitali). Può accadere che alcuni documenti ottenuti da soggetti terzi (es. Agenzia delle Entrate, Banche ecc.) non siano in formato PDF/A. In tal caso, sarà necessario munirsi dei software idonei alle conversioni dei formati. In caso contrario, i software del registro imprese restituiranno degli errori bloccanti.

Per quanto attiene ai documenti, inoltre, si dovrà prestare particolare attenzione ai documenti richiesti da ciascuna Camera di Commercio. Solitamente vengono richieste una serie di autodichiarazioni concernenti la costituenda società (es. di avvenuto versamento dei conferimenti promessi nelle mani dell’amministratore, se effettuato in contanti) o i soci stessi (es. dichiarazioni sostitutive di atti di nascita). Solitamente anche questi documenti dovranno essere sottoscritti digitalmente dall’amministratore o dai soci (a seconda dei casi).

Inviata la pratica al registro delle imprese, potranno essere richieste eventuali correzioni e/o integrazioni documentali (la pratica verrà posta in stato di sospensione).

Nella nostra esperienza, tenendo conto di tutti i fattori in gioco, la costituzione di una startup online in questo periodo storico può avvenire in un periodo di tempo variabile tra le due e le quattro settimane. I principali fattori che possono comportare una dilazione delle tempistiche sono:

• il tempo necessario per procedere a tutte le operazioni di firma (si tratta di un aspetto spesso sottovalutato)
• il tempo richiesto per ottenere la quietanza liberatoria del pagamento dell’F24 concernente il pagamento dell’imposta di registro dal proprio istituto di credito (solitamente qualche giorno lavorativo);
• il tempo necessario per ottenere la ricevuta di registrazione dall’Agenzia delle Entrate (solitamente nell’arco della settimana);
• il tempo necessario per l’interlocuzione con la Camera di Commercio in presenza di errori e/o richieste di integrazione (variabile a seconda delle ipotesi).

In ogni caso, terminata la procedura con successo, la startup sarà pienamente operativa e in grado di stipulare contratti e/o emettere fatture e/o assumere lavoratori.